Setelah proses negosiasi terkait syarat dan ketentuan kontrak selesai dilakukan, saatnya mengkomunikasikan hasil keputusan untuk melakukan outsourcing kepada semua pihak yang terpengaruh oleh hasil keputusan.
Membuat rencana komunikasi
Buatlah rencana komunikasi yang baik agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing.
- Identifkasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul serta antisipasi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut.
- Menganalisis cara berkomunikasi yang sesuai. Komunikasi dapat dilakukan melalui rapat rutin atau khusus. Sebaiknya dilakukan secara terba-
tas dan tertutup dengan melibatkan manajer divisi atau departemen. - Memilah dengan baik hal-hal apa saja yang akan dikomunikasikan.
a. Posisi atau pekerjaan apa saja yang akan dialihkan dan posisi atau pekerjaan apa saja yang tidak dialihkan.
b. Alasan mengalihkan posisi atau pekerjaan tersebut.
c. Perusahaan mana yang dipilih sebagai vendor outsourcing dan alasan kenapa perusahaan tersebut yang dipilih.
d. Kapan rencana penerapan proyek outsourcing akan dimulai dan siapa penanggung jawabnya. - Mencari waktu yang tepat untuk melakukan komunikasi. Komunikasi sebaiknya dilakukan paling tidak satu bulan sebelum rencana penerapan outsourcing. Hal ini agar karyawan yang diberhentikan memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diri.
- Mengantisipasi kemungkinan terburuk bila timbul gejolak dalam karyawan. Siapkan rencana antisipasi bersama tim security dan manajer divisi atau departemen. Hal ini untuk menghindari dampak negatif akibat kekecewaan karyawan. Perketat keamanan aset, termasuk data perusahaan.
Mengkomunikasikan hasil keputusan untuk melakukan outsourcing kepada seluruh tingkatan, mulai dari staf hingga direktur. Komunikasikan dengan baik dan jelas, seberapa jauh pengaruh keputusan untuk melakukan outsourcing terhadap karyawan, terutama karyawan yang terpengaruh langsung oleh keputusan ini.
Bagaimana dengan masa depan mereka saat posisi mereka dialihkan nanti? Apakah mereka akan di-PHK ataukah mereka tetap dipekerjakan tetapi status hubungan kerjanya berubah menjadi karyawan outsourcing. Jika mereka diberhentikan atau tetap dipekerjakan sebagai karyawan outsourcing, bagaimana dengan hak-hak pesangon, gaji dan tunjangan mereka nanti? Apakah akan berubah atau tetap sama?
http://www.jmt.co.id
