Setelah selesai mengkomunikasikan keputusan melakukan outsourcing, saatnya anda perusahaan memulai proyek outsourcing. Di tahap awal ini ada beberapa hal yang harus anda lakukan:
- Pastikan bahwa semua karyawan yang terlibat dalam proyek outsourcing ini memahami seluruh isi dan persyaratan dalam perjanjian atau kontrak yang telah ditandatangani bersama.
- Bentuk tim khusus yang melibatkan level supervisor atau manajer dan bertanggung jawab terhadap kelancaran proses transisi ini.
- Semua anggota tim harus dibuatkan tugas dan tanggung jawab masing-masing terkait dengan masa transisi ini.
Setiap masalah yang terjadi harus dicatat dan segera dilakukan tindakan koreksi bersama vendor anda. Setelah tim terbentuk dan siap bekerja, pastikan anda memperhatikan hal-hal berikut:
- Bicarakan lebih mendalam bersama vendor mengenai prosedur-prosedur standar terkait kegiatan outsourcing yang akan diterapkan oleh vendor anda di perusahaan.
Lihat apakah sesuai dan dapat diterapkan dengan baik di perusahaan anda, bila tidak lakukan penyesuaian.
- Beritahu vendor hal-hal apa saja yang mereka perlu mereka ketahui mengenai perusahaan anda terkait dengan pelaksanaan outsourcing. Contoh: tata tertib perusahaan, SOP-SOP teknis, kebijakan-kebijakan terkait Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3), dsb. Jika diperlukan, lakukan pelatihan bersama.
- Pastikan bahwa komunikasi antara perusahaan dan vendor dapat berlangsung dengan baik. Tentukan PIC serta nomor telp atau email yang dapat dihubungi, baik di pihak perusahaan maupun vendor. Contoh: tentukan PIC untuk bagian payroll, PIC untuk bagian penagihan, PIC untuk bagian rekrutmen, PIC untuk bagian kepersonaliaan, dsb. Hal ini penting, agar setiap masalah dapat disampaikan secara utuh dan ditangani dengan cepat.
