Mengenal Berbagai Jenis Vendor Outsourcing
Secara umum vendor outsourcing dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai kriteria, seperti geografi (onshore, near-shore dan off-shore), skala perusahaan (kecil, menengah dan besar), dan spesialisasi (borongan dan penyediaan jasa Pekerja/Buruh).
Untuk melihat kompetensinya, kami membedakan vendor outsourcing berdasarkan pengalaman mereka. Berdasarkan tingkat pengalamannya, vendor outsourcing dapat dibedakan menjadi dua jenis:
- Pemain Lama
Vendor outsourcing dengan tingkat pengalaman yang tinggi (lebih dari 10 tahun), biasanya memiliki jumlah klien dan SDM yang besar. Kelebihan mereka dibandingkan pemain baru adalah pada sistem manajemen, kualitas jasa, reputasi dan kredibilitas yang telah teruji selama bertahun-tahun melayani berbagai jenis perusahaan.
Namun, sebagai pemain besar yang menguasai pasar, mereka biasanya mematok biaya yang lebih tinggi dibandingkan vendor lain. Kelemahan lain adalah kurangnya perhatian dan dedikasi terhadap klien baru. Hal ini terjadi karena besarnya beban pekerjaan yang mereka tanggung akibat banyaknya klien serta SDM yang mereka kelola.
Mereka akan lebih fokus melayani klien lama dengan SDM yang besar, dan tentunya memberikan keuntungan yang juga lebih besar dibandingkan klien baru yang masih sedikit permintaan SDM-nya. - Pemain Baru
Vendor outsourcing yang baru memasuki bisnis ini (kurang dari 10 tahun) biasanya memiliki semangat yang tinggi untuk terus memperbaiki kinerja dan sistem manajemen mereka demi memuaskan keinginan pelanggan. Karena jumlah klien dan SDM yang mereka kelola masih sedikit, komunikasi, perhatian dan dedikasi mereka terhadap perusahaan akan lebih baik daripada pemain lama. Respon terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan relatif lebih cepat daripada pemain lama.
Namun, memilih pemain baru sebagai mitra kerja perusahaan memiliki resiko yang cukup besar, terutama dari tingkat pengetahuan serta pengalaman mereka dalam mengelola SDM dan menghadapi persoalan-persoalan hukum ketenagakerjaan.
Masalah yang umum terjadi adalah banyak dari pemain baru yang mengesampingkan ketentuan peraturan perundangan yang ada demi mendapatkan pekerjaan dari perusahaan.
Mereka menawarkan biaya SDM dan fee yang sangat rendah kepada calon klien, dan sebagai konsekuensinya mereka memotong hak-hak karyawan untuk meraih keuntungan. Walaupun dilihat dari sisi biaya hal ini menguntungkan perusahaan, kinerja atau hasil yang diharapkan perusahaan tidak akan tercapai karena hak-hak SDM yang mereka tempatkan pada perusahaan tidak dipenuhi dengan baik oleh vendor outsourcing.
Bila tidak diatur dengan baik melalui perjanjian kerjasama, hal ini dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Bila anda memilih pemain baru sebagai mitra kerja, pastikan anda memeriksa secara teliti latar belakang mereka. Lakukan juga pengecekan secara langsung ke perusahaan-perusahaan yang sedang mereka tangani dan mewawancarai karyawan yang mereka kelola.
1. Memenuhi persyaratan dokumen legal
Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP.101/MEN/VI/2004 Tentang Tata Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh.
Pasal 2
|
| Pasal 3 Ijin operasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 berlaku di seluruh Indonesia untuk jangka waktu yang sama. |
Berdasarkan Pasal 2 dan Pasal 3 di atas, ditambah dengan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan, maka dokumen legal yang harus dimiliki oleh vendor outsourcing antara lain:
- Akte notaris pendirian perusahaan yang sudah disesuaikan dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, yang di dalamnya memuat kegiatan usaha penyedia jasa Pekerja/Buruh.
- Surat pengesahan akte pendirian perusahaan dari Departemen Kehakiman dan HAM RI.
- Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
- Surat Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh dari Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi sesuai domisili perusahaan. Walaupun disahkan oleh dinas setempat, surat ijin operasional ini dapat digunakan di seluruh wilayah Indonesia.
- Surat Wajib Lapor Ketenagakerjaan yang masih berlaku (Undang-Undang No. 7 Tahun 1981).
- Sertifikat Kepesertaan Jaminan Sosial Tenaga Kerja.
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
2. Tidak memotong hak-hak tenaga kerja
| 85 Persen Outsourcing di Kota Tangerang Bermasalah 16 June 2009 - 17:18 KOTA- Sekitar 85 persen outsourcing di Kota Tangerang bermasalah. Mereka melakukan pemotongan gaji dan memakai pungutan retribusi terhadap buruh yang ingin bekerja melalui jasa outsourcing. Kondisi ini dijelaskan Ade Hamka dari Tangerang Coruption Watch kepada Tangerang Online, Selasa (16/6/09). Menurutnya, kondisi ini sudah berjalan lama dan sudah merugikan pekerja itu sendiri. "Pemotongan gaji bisa mencapai 100 ribu sampai 200 ribu rupiah. Selain itu masa kerja mereka juga tidak tentu. Yang lebih parah, para pencari kerja harus mengeluarkan uang dengan jumlah bervariasi," kata Ade Hamka. Menanggapi kondisi tersebut, Kepala Disnaker Kota Tangerang Adang Turwana mengatakan bahwa pungutan yang dilakukan oleh outsourcing dapat dikenai sanksi administratif. "Jika ada yang melapor kita akan panggil pihak outsourcing tersebut untuk alasan dan tujuan apa pungutan tersebut," kata Adang Turwana. Ditegaskan Adang, yang jelas tidak diperbolehkan jika outsourcing tersebut memotong gaji karyawan hingga dibawah UMK. Sanksinya, ijin outsourcing bisa dicabut atau tidak bisa dilanjutkan lagi. (gendon) Sumber: http://www.tangerangonline.com/ |
- Pemotongan upah yang telah diatur oleh peraturan perundangan
• Pajak Penghasilan PPh Pasal 21.
• Jaminan Hari Tua (JHT) Jamsostek.
• Potongan upah apabila karyawan tidak melakukan pekerjaan (Pasal 93 Ayat 1 Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan). - Pemotongan yang dikenakan oleh pihak ketiga
• Biaya administrasi oleh Bank atas transaksi payroll.
• Potongan lain oleh pihak ketiga yang menjadi kewajiban karyawan. - Pemotongan upah untuk cicilan pinjaman karyawan kepada vendor outsourcing.
| Pasal 93 Upah tidak dibayar apabila Pekerja/Buruh tidak melakukan pekerjaan. |
- Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1981 Tentang Perlindungan Upah.
- Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP.101/MEN/VI/2004 Tentang Tata Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh.
| Pasal 4 Dalam hal perusahaan penyedia jasa memperoleh pekerjaan dari perusahaan pemberian pekerjaan kedua belah pihak wajib membuat perjanjian tertulis yang sekurang-kurangnya memuat: a. jenis pekerjaan yang akan dilakukan oleh Pekerja/Buruh dari perusahaan jasa; b. penegasan bahwa dalam melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksud huruf a, hubungan kerja yang terjadi adalah antara perusahaan penyedia jasa dengan Pekerja/Buruh yang dipekerjakan perusahaan penyedia jasa sehingga perlindungan upah dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja serta perselisihan yang timbul menjadi tanggung jawab perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh; c. penegasan bahwa perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh bersedia menerima Pekerja/Buruh di perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh sebelumnya untuk jenis-jenis pekerja yang terus menerus ada di perusahaan pemberi kerja dalam hal terjadi penggantian perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh. |
Vendor yang memegang teguh prinsip profesionalisme adalah vendor yang menerapkan sistem manajemen mutu dengan fokus pada kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan berkualitas, dan tepat waktu dalam memenuhi permintaan perusahaan.
Ciri-ciri vendor yang menerapkan manajemen profesional antara lain:
a. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.
c. Bekerja secara terencana/terprogram.
d. Menerima setiap umpan balik dari perusahaan, mengevaluasi dan melakukan perbaikan.
4. Pengalaman menangani perusahaan besara. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.
c. Bekerja secara terencana/terprogram.
d. Menerima setiap umpan balik dari perusahaan, mengevaluasi dan melakukan perbaikan.
Perusahaan-perusahaan besar biasanya memberikan persyaratan yang cukup sulit dipenuhi oleh sebagian besar vendor outsourcing. Vendor outsourcing dituntut untuk memiliki sistem manajemen yang profesional dan tingkat kinerja yang tinggi dari SDM yang ditempatkan di perusahaan mereka.
Bila vendor outsourcing yang anda pilih memiliki pengalaman kerjasama yang cukup panjang dengan perusahaan-perusahaan ini, dapat dipastikan mereka cukup profesional untuk bekerjasama dengan perusahaan anda.
Membuat Daftar Vendor Potensial
Perusahaan dapat mencari vendor melalui:
- Internet
Lakukan pencarian di google, dan lihat websitenya untuk mendapatkan sedikit gambaran mengenai vendor. - Kenalan
Minta referensi dari teman anda yang bekerja di perusahaan lain. Vendor outsourcing mana yang mereka pakai dan bagaimana kinerjanya.
Meminta Dokumen PenawaranSetelah membuat daftar vendor outsourcing dalam jumlah yang cukup, langkah selanjutnya adalah menghubungi dan meminta dokumen penawaran dari mereka. Dokumen penawaran sedikitnya memuat hal-hal sebagai berikut:
- Pendahuluan
Berisi penjelasan atau jawaban dari vendor mengenai ruang lingkup, sasaran, prioritas, strategi dan persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Selain itu, vendor harus menjelaskan keunggulan jasa mereka dibandingkan vendor lain serta strategi yang mereka miliki untuk memastikan kesuksesan proyek outsourcing ini. Bila diperlukan, vendor dapat menjelaskan pengalaman mereka dalam menangani proyek outsourcing yang serupa dengan proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan. - Profil vendor outsourcing
Berisi profil lengkap vendor seperti misi dan visi perusahaan, struktur organisasi, alamat, dokumen legal yang dibutuhkan sebagai perusahaan outsourcing, laporan keuangan, sertifikat/ penghargaan dan sebagainya. - Bentuk kerjasama
Vendor harus menjelaskan secara terperinci bentuk kerjasama dan langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan. Langkah-langkah ini termasuk jasa yang akan diberikan, perencanaan strategis dan operasional proyek outsourcing, rencana rekrutmen dan penempatan, standar penilaian kinerja. - Perkiraan biaya
Vendor harus menjelaskan secara terperinci besaran dan komponen-komponen biaya apa saja yang akan dan mungkin timbul sebagai akibat pelaksanaan proyek ini. Pastikan bahwa tidak akan ada biaya tersembunyi yang akan ditagihkan saat pelaksanaan proyek outsourcing. - Referensi perusahaan pengguna
Daftar perusahaan pengguna jasa vendor, lengkap dengan alamat dan nomor telpon PIC serta jenis pekerjaan yang dilakukan vendor di perusahaan tersebut.
Mengevaluasi Vendor
Cara efektif mengevaluasi vendor adalah sebagai berikut:
- Buat kriteria penilaian yang akan diterapkan untuk seluruh vendor.
- Buat tim yang terdiri dari berbagai departemen untuk menilai vendor berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Pastikan proses penilaian berlangsung secara objektif.
- Evaluasi hasil dan diskusikan secara terbuka. Jika perlu, libatkan pihak manajemen untuk memberi masukan.
Kesalahan dalam memilih vendor
- Konflik Kepentingan
Masalah yang sering terjadi adalah terjadinya benturan kepentingan antara penilai dengan vendor yang dinilai. Sudah menjadi rahasia umum bahwa banyak vendor yang berusaha mendapatkan pekerjaan dengan cara-cara yang tidak etis, seperti melakukan perjanjian terselubung dengan oknum perusahaan.
Hal ini sangat berbahaya, karena vendor yang terpilih tentunya dipilih secara tidak objektif yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan. - Menjadikan biaya sebagai satu-satunya faktor penentu
Penghematan biaya hanyalah manfaat jangka pendek dari penerapan outsourcing, masih banyak manfaat lain yang lebih besar bagi perusahaan. Penerapan outsourcing yang baik mampu memberikan keuntungan kompetitif pada bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, untuk memastikan keberhasilan proyek outsourcing yang akan dilakukan perusahaan, beberapa faktor penting seperti kompetensi, pengalaman, dan reputasi vendor juga harus menjadi faktor penentu dalam memilih vendor outsourcing. - Proses evaluasi vendor yang tidak benar
Tidak ada vendor outsourcing yang sempurna, masing-masing perusahaan memiliki kekurangan. Adalah penting bagi perusahaan untuk mengukur secara hati-hati resiko yang mungkin dihadapi dengan berbagai pilihan vendor outsourcing ini, apalagi hubungan kerja yang terjadi antara perusahaan dan vendor outsourcing adalah hubungan kerja jangka panjang yang mengandung resiko besar bagi kelancaran bisnis perusahaan.
